檔案數字化加工

1.從檔案室移交檔案， 嚴格執行原始檔案的交接手續， 使用雙方工程負責人確認的檔案交接清單(完成清點登記)

2.檔案整理:編寫頁碼、核對紙質檔案頁碼、 對可拆釘的文件做拆釘處理以適應掃描的要求、對需要修復的檔案進行歸并整理(如果發現破損嚴重，無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復、折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理后再進行掃描，發現破損嚴重的檔案須立即報知相關負責人)制作卷內目錄，掃描文件抽取。

檔案數字化加工

為了有效地保護數據，因此建立數據備份制度，在數字化加工工程工作結束，并經用戶在終驗報告上簽字確認后，將通過驗收后的數據利用用戶軟件的光盤制作功能刻錄成光盤，刻錄完成后再制作一個光盤備份，或用移動硬盤等存儲介質，將所有成品數據備份，提交給用戶；對數據遷移的質量檢查，主要內容:遷移后的數據完整性、準確性:對數據進行組合查詢并且結果正確:對數據進行匯總計并輸出標準表格，試運行無死機現象。

檔案數字化加工的過程

（1）數據錄入

對檔案信息進行著錄

（2）數據質檢

實體檔案與系統里的電子條目每字段信息進行核查。

（3）數據轉換

將掃描文件轉換為TIFF、JPG等文件或雙層PDF文件，利用OCR識別技術進行全文檢索

（4)數據掛接

將圖像信息一一掛接到相對應的目錄數據下利用軟件檔案管理系統識別信息功能輔助批量掛接，準確率達

檔案數字化加工

對于紙質檔案利用掃描儀轉換成可儲存在電腦上或刻成光盤，便于保存及查閱的可稱之為檔案數字化。進行檔案數字化加工步驟有：整理一次校對、掃描件校對、裝訂、目錄數據錄入及修改、掛接等。

因為在之前的檔案數字化都是需要拆卷進行掃描，現在的非接觸式掃描儀省去了拆卷裝訂的環節，直接進行掃描就可以，方便多了，例如圖書掃描儀都是通過不拆卷的方式進行掃描，掃描速度只需要快，就可以大大提高了工作效率。